L’organisation d’examens à grande échelle et à enjeux élevés n’est pas seulement compliquée, elle est aussi impitoyable. Différentes versions d’examen, plusieurs plages de passation, multiples plages de consultation individuelles, des besoins d’accessibilité, des changements de dernière minute…  Si vous oubliez un détail, vous risquez de perdre des semaines de préparation, de subir des répercussions juridiques, voire de compromettre l’avenir d’un candidat.

Pourtant, de nombreux organisateurs d’examens s’appuient encore sur des feuilles de calcul désordonnées, des planifications en double et un flot d’e-mails sans fin. Il est évident que cette méthode est stressante, qu’elle prend du temps et qu’elle laisse beaucoup de place à l’erreur.

C’est pourquoi nous avons créé la « planification avancée » dans assessmentQ : une planification claire, flexible et tout-en-un qui vous permet de contrôler même les configurations d’examen les plus complexes.

Les vrais défis de la programmation des examens

Chaque examen implique des personnes, des délais, des outils et des exceptions. Lorsque vous essayez de gérer tout cela manuellement, les erreurs sont presque inévitables. Les problèmes n’apparaissent généralement que lorsqu’il est trop tard.

Pourquoi est-ce si difficile ?

• La planification manuelle est répétitive et sujette aux erreurs.
• Les exceptions telles que la maladie, les aménagements spéciaux ou les reprises requièrent un nouveau travail.
• Les informations sont éparpillées dans des courriels et des feuilles de calcul, de sorte que les détails se perdent.
• L’attribution de différentes versions de tests pour la prévention de la tricherie ou les besoins linguistiques oblige à maintenir des calendriers multiples.

Quelques solutions de contournement courantes

• Feuilles de calcul pour suivre qui prend quel examen et quand;
• De longues chaînes de courriels pour traiter les exceptions;
• Dupliquer les planifications pour les variations;
• Les développeurs construisent des corrections personnalisées.

Ces approches fonctionnent, mais elles font perdre du temps et de la clarté.

Une voie plus intelligente

La « planification avancée » d’assessmentQ a été conçue pour éliminer ces problèmes. Il vous permet de contrôler les candidats à l’aide d’un seul programme. Pas de doublons, pas de patchwork. Voici quelques exemples de planification avancée dans la pratique :

Exemple 1 : fournir des variantes d’examen

Qu’il s’agisse de versions linguistiques différentes ou de variantes d’examen équivalentes pour éviter les fraudes, vous pouvez désormais les attribuer à partir d’une seule vue de la planification – sans avoir à dupliquer les planifications.

Exemple 2 : reprogrammer sans souci

Un candidat malade ? Vous pouvez facilement déplacer son plage de passation sans affecter le reste de la planification.

Exemple 3 : gérer les recours individuellement

Pour les examens à fort enjeu, les litiges ou les affaires juridiques nécessitent parfois un accès individuel à la plage de consultation. Vous pouvez ouvrir une plage de consultation distincte pour un seul candidat, sans toucher à la planification des autres.

Exemple 4 : répondre aux besoins en matière d’accessibilité

Vous avez besoin de prolonger la durée de l’examen pour un candidat ayant des exigences particulières ? Ajustez la durée de l’examen individuellement, directement dans la planification avanceé.

Exemple 5 : sessions d’examen fractionnées dans une planification unique

Si certains participants passent l’examen le matin et d’autres l’après-midi, vous pouvez établir une planification unique. Même avec des plages de consultation différentes pour chaque groupe.

Bonus

Les candidats qui passent plusieurs examens n’ont besoin que d’un seul code de connexion, ce qui simplifie le processus pour eux aussi.

Ce que vous gagnez avec la programmation avancée

• Moins de travail administratif : une seule planification pour toutes les situations;
• Moins d’erreurs : une structure plus simple est synonyme d’une plus grande précision;
• Ajustements plus rapides : facilité à gérer les changements de dernière minute;
• Une meilleure personnalisation : s’adapter aux besoins individuels sans perturber les autres.

En bref, la planification avancée vous permet de vous concentrer moins sur l’administration et plus sur la réalisation d’examens équitables et fiables.