Het afnemen van grootschalige examens met hoge nzet is niet alleen ingewikkeld, het is ook meedogenloos. Verschillende examenversies, meerdere data en tijdstippen, individuele reviewmomenten, toegankelijkheidsbehoeften, wijzigingen op het laatste moment…  Als je één detail mist, loop je het risico weken voorbereiding te verliezen, je bloot te stellen aan juridische gevolgen of zelfs de toekomst van een kandidaat in gevaar te brengen.

Ondanks dit alles vertrouwen veel examenorganisatoren nog steeds op rommelige spreadsheets, gedupliceerde planningen en een stortvloed aan e-mails. Dat is stressvol, tijdrovend en laat veel ruimte voor fouten.

Daarom hebben we ‘Advanced Scheduling’ ontwikkeld in assessmentQ: één duidelijke, flexibele, alles-in-één planning die je controle geeft over zelfs de meest complexe examensituaties.

Wat maakt het plannen van examens zo moeilijk?

• Handmatig plannen is repetitief en foutgevoelig.
• Uitzonderingen zoals ziekte, speciale noden of herexamens vereisen veel extra werk.
• Informatie is verspreid over e-mails en spreadsheets, waardoor details verloren gaan.
• Het toewijzen van verschillende examenvarianten voor spiekpreventie of taalbehoeften dwingt je om meerdere planningen bij te houden.

Enkele veelvoorkomende workarounds

• Spreadsheets om bij te houden wie welk examen aflegt en wanneer;
• Lange e-mailketens om uitzonderingen af te handelen;
• Dubbele planningen voor varianten;
• Custom oplossingen via externe ontwikkelaars.

Deze benaderingen werken, maar ze kosten tijd en verminderen de duidelijkheid.

Een slimmere oplossing

‘Geavanceerd plannen’ in assessmentQ is ontwikkeld om deze pijnpunten weg te nemen. Het geeft u controle op kandidaatniveau binnen één enkele planning. Geen duplicaten, geen lapwerk.

Hier volgen enkele voorbeelden van de mogelijkheden in de praktijk:

Voorbeeld 1: examenvarianten inplannen

Of het nu gaat om verschillende taalversies of gelijkwaardige examenvarianten om fraude te voorkomen, je kunt ze nu allemaal toewijzen vanuit één planningsoverzicht. Geen dubbele planningen meer nodig.

Voorbeeld 2 : eenvoudig verplaatsen

Een zieke deelnemer? Je kunt een examenslot eenvoudig verplaatsen zonder de rest van de planning te verstoren.

Voorbeeld 3: geschillen individueel beheren

Voor examens met een hoge inzet, geschillen of rechtszaken is soms een individuele inzagemoment nodig. Je kunt een apart ‘review slot’ openen voor slechts één kandidaat, zonder dat dit invloed heeft op de planning van anderen.

Voorbeeld 4: omgaan met speciale noden

Moet je de tijdslimiet verlengen voor een kandidaat met speciale noden? Pas de duur van een examen individueel aan, rechtstreeks in de planning.

Voorbeeld 5: gesplitste examensessies in één planning

Als sommige deelnemers het examen ’s ochtends maken en anderen ’s middags, kun je deze toch samen in één planning zetten. Zelfs met verschillende inzagemomenten voor elke groep.

Bonus

Kandidaten met meerdere examens hebben maar één aanmeldcode nodig, wat het proces ook voor hen eenvoudiger maakt.

Geavanceerde planningen: de voordelen

• Minder administratie: één planning voor alle situaties;
• Minder fouten: een eenvoudigere structuur betekent meer nauwkeurigheid;
• Snellere aanpassingen: ga eenvoudig om met last-minute wijzigingen;
• Betere personalisatie: aanpassen aan specifieke behoeften zonder anderen te storen.

Kortom, geavanceerde planning helpt je om minder bezig te zijn met administratie en meer met het afleveren van eerlijke, betrouwbare examens.