VERWERKERSOVEREENKOMST – v2.01

 

Tussen:                             *naam onderneming en rechtsvorm*, met maatschappelijke zetel te *adres*, ingeschreven in het *RPR-gegevens* en met ondernemingsnummer *BTW-nummer*.

Alhier vertegenwoordigd door *naam en hoedanigheid vertegenwoordiger*.

Hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”

 

En:                                      Televic Education NV met maatschappelijke zetel Leo Bekaertlaan 1, 8870 Izegem en met ondernemingsnummer BTW BE0405.314.795.

Alhier vertegenwoordigd door XXXX

Hierna: “Verwerker”

Hierna gezamenlijk aangeduid als de “Partijen” of elk afzonderlijk als een “Partij”.

 

OVERWEGENDE DAT:

De Verwerker software aanbiedt om assessments en examens af te nemen, die in dit kader Persoonsgegevens zal verwerken in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke, zoals gespecifieerd in Bijlage 1 van de Overeenkomst;

a) Verwerker zich ertoe verbindt de verwerkingsdiensten uit te voeren onder de voorwaarden bepaald in de Overeenkomst;

b) onderhavige Overeenkomst in de verplichting kadert die voortvloeit uit artikel 28 van Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016.

 

KOMEN PARTIJEN HET VOLGENDE OVEREEN:

Artikel 1            Definities

“Overeenkomst”: onderhavige verwerkersovereenkomst inclusief haar bijlagen;

“Persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;

“Gegevenslek”: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens;

“GDPR”: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

“Subverwerker”: dit is iedere onderaannemer die door de Verwerker wordt aangesteld om een deel van het verwerkingsproces voor de Verwerkingsverantwoordelijke op zich te nemen.

 

Artikel 2            Voorwerp

Deze Overeenkomst vloeit voort uit de verplichting opgenomen in artikel 28 van de GDPR die bepaalt dat tussen de Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke een geschreven overeenkomst dient gesloten te worden.

Deze Overeenkomst regelt de rechten en verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker bij het verwerken van Persoonsgegevens.

De Verwerker verbindt zich ertoe om vanaf de inwerkingtreding van deze Overeenkomst, bij het uitvoeren van verwerkingsactiviteiten in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke, deze Overeenkomst na te leven. Indien er reeds verwerkingsactiviteiten plaatsvonden vóór de inwerkingtreding van de Overeenkomst, verbindt de Verwerker zich ertoe om in elk geval vanaf de inwerkingtreding van de Overeenkomst deze verwerkingen te verrichten conform de Overeenkomst.

 

Artikel 3            Contactgegevens Data Protection Officer (DPO) of vaste contactpersoon GDPR

Voor de Verwerkingsverantwoordelijke treedt op als DPO / vaste contactpersoon:

*contactgegevens DPO, of vaste contactpersoon indien geen officiële DPO is aangesteld*

 

Voor de Verwerker treedt op als vaste contactpersoon:

Naam: Johannes Verhoene

E-mail: j.verhoene@televic.com

 

Artikel 4             Rechten en plichten van de Verwerker

De Verwerker handelt uitsluitend in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van de Persoonsgegevens.

De Verwerker zal enkel Persoonsgegevens verwerken zoals beschreven in Bijlage 1 van de Overeenkomst, en te allen tijde in overeenstemming met de bepalingen van de Overeenkomst en de schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkingsverantwoordelijke laat de Verwerker evenwel uitdrukkelijk toe om bijkomend de verwerkte Persoonsgegevens te anonimiseren en op deze manier tot geaggregeerde statistieken te komen met het oog op de analyse hiervan in functie van de optimalisatie door de Verwerker van diens SaaS-dienstverlening.

De Verwerker zal enkel deze Persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst en uitsluitend deze Persoonsgegevens opgenomen in Bijlage 1 van de Overeenkomst.

De Verwerker verbindt zich ertoe om zijn personeelsleden die instaan voor de verwerking van de Persoonsgegevens en het uitvoeren van de Overeenkomst regelmatig te informeren en bij te scholen aangaande bepalingen van de privacyregelgeving in het algemeen en de GDPR in het bijzonder. De Verwerker waarborgt dat deze personeelsleden zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen, of door een passende wettelijke verplichting aan een vertrouwelijkheidsverplichting zijn gebonden.

 

Artikel 5             Rechten en plichten van de Verwerkingsverantwoordelijke

De Verwerkingsverantwoordelijke verbindt zich ertoe om, telkens wanneer deze een nieuwe verwerkingsopdracht geeft aan de Verwerker of telkens wanneer het doel van de verwerking wijzigt, een addendum aan of wijziging van onderhavige Overeenkomst voor te stellen.

 

Artikel 6             Verwerking van persoonsgegevens

6.1.
De Verwerker is verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens die hij verwerkt in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke.

6.2.
De Persoonsgegevens mogen door de Verwerker enkel worden verwerkt voor de doeleinden omschreven in Bijlage 1 van de Overeenkomst. Het is de Verwerker in het licht van de Overeenkomst toegelaten om de Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte te (laten) verwerken, mits de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan voorafgaandelijk op de hoogte is gebracht en mits naleving van artikel 44 en verder van de GDPR.

6.3
De Verwerkingsverantwoordelijke geeft aan de Verwerker de toestemming om de Persoonsgegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht en wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst en binnen de grenzen van de Overeenkomst en de GDPR.

6.4.
De mededeling aan andere derden dan deze omschreven in het vorig lid, is verboden tenzij dit door of krachtens de wet wordt opgelegd of verplicht is op basis van een rechterlijk bevel. Elke wettelijke of gerechtelijke verplichte mededeling aan derden moet door de Verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

6.5.
De Verwerker kan overgaan tot het nemen van een back-up of een kopie indien dit strikt noodzakelijk is om de Overeenkomst uit te voeren.

6.6.

Het is de verwerker toegestaan om de gegevens van het platform te anonimiseren voor statistische, ontwikkelings- en analytische doeleinden.

 

Artikel 7             Rechten van de betrokkene    

In geval de Verwerkingsverantwoordelijke een aanvraag ontvangt van de betrokkene van wie Persoonsgegevens worden verwerkt, om zijn rechten uit te oefenen overeenkomstig de GDPR zoals bv. recht van verzet of recht van wissing van de Persoonsgegevens, geeft de Verwerkingsverantwoordelijke deze opdracht onverwijld door aan de Verwerker.

De Verwerker verbindt zich ertoe om onverwijld en uiterlijk binnen 10 werkdagen na ontvangst van de aanvraag, een passend gevolg te geven aan deze opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke en ofwel de gevraagde informatie te verschaffen ofwel de gevraagde aanpassingen te doen aan de Persoonsgegevens, dan wel bepaalde Persoonsgegevens te verwijderen en vernietigen.

In geval de Verwerker zelf rechtstreeks een aanvraag zou ontvangen van de betrokkene van wie Persoonsgegevens worden verwerkt, om zijn rechten uit te oefenen overeenkomstig de GDPR, geeft hij dit zonder onredelijke vertraging door aan de Verwerkingsverantwoordelijke en levert hij de door de Verwerkingsverantwoordelijke verzochte redelijke bijstand om naar behoren te kunnen voldoen aan dit verzoek. De Verwerker zal zelf niet antwoorden op dit verzoek of hiertoe enige andere handelingen stellen, tenzij onder instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerker mag wel de hiervoor beschreven doorverwijzing aan de betrokkene bevestigen samen met de motivatie hiervoor.

 

Artikel 8             Vertrouwelijkheid

Alle Persoonsgegevens en informatie die de Partijen in het kader van deze Overeenkomst ontvangen, zullen tijdens de duur van deze Overeenkomst en tien jaar daarna als vertrouwelijk worden behandeld en zullen niet onthuld worden aan derden en niet worden gebruikt voor enig ander doel dan het bevorderen van de doelstellingen van de Overeenkomst.

De in het vorige lid omschreven verplichting is niet van toepassing op vertrouwelijke informatie die:

• Ten tijde van de onthulling door de onthullende Partij reeds openbaar beschikbaar was of daarna zonder toedoen van de ontvangende Partij openbaar beschikbaar wordt;
• Ten tijde van de onthulling reeds in het wettige bezit was van de ontvangende Partij zoals voldoende kan worden aangetoond door de ontvangende Partij; of
• Na de onthulling ervan door de onthullende Partij, op een niet-vertrouwelijke basis van derden wordt ontvangen door de ontvangende Partij.

De Persoonsgegevens worden eveneens beschouwd als vertrouwelijke informatie dewelke op geen enkel moment in de toekomst, ook niet na 10 jaar door de Verwerker kan gebruikt worden dan binnen de grenzen van onderhavige Overeenkomst.

 

Artikel 9             Aansprakelijkheid en garanties

Indien de Verwerker aangesproken wordt door de Verwerkingsverantwoordelijke tot schadevergoeding ingevolge de niet-naleving van deze Overeenkomst of de GDPR, dan zal de aansprakelijkheid van de Verwerker, behoudens ingeval van opzet, per geheel van gebeurtenissen die aanleiding geven tot een geschil, beperkt zijn tot het relevante bedrag effectief uitgekeerd onder de (cyber)verzekering van de Verwerker indien de feiten hierdoor gedekt worden.

Indien de verzekeraar om welke reden dan ook niet uitkeert, zal de aansprakelijkheid van de Verwerker behoudens opzet per geheel van gebeurtenissen die aanleiding geven tot een geschil, in ieder geval beperkt blijven tot het totaal van de bedragen die de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke heeft gefactureerd en die door de Verwerkingsverantwoordelijke zijn betaald gedurende het jaar dat voorafgaat aan de feiten die aanleiding geven tot deze aansprakelijkheid. Voor de berekening van dit maximumbedrag aan aansprakelijkheid in hoofde van de Verwerker komen enkel bedragen in aanmerking die werden betaald voor geleverde cloudproducten en gerelateerde diensten die voor wat betreft de gegevensverwerking die hiermee gepaard gaat, onder het toepassingsgebied van deze Overeenkomst vallen.

Een reeks van samenhangende feiten die aanleiding geven tot aansprakelijkheid in hoofde van de Verwerker, wordt voor de toepassing van dit artikel beschouwd als een geheel van gebeurtenissen die aanleiding geven tot eenzelfde geschil. In dit geval zal de totale aansprakelijkheid voor dit geheel van gebeurtenissen in hoofde van de Verwerker bovenvermelde bedragen niet kunnen overstijgen.

De Verwerker is niet aansprakelijk voor enige vorm van indirecte schade zoals, maar niet beperkt tot ondernemingsstagnatie, verminderde goodwill, gemiste besparingen, gederfde winst, reputatieschade of enige andere vorm van indirecte, incidentele of gevolgschade, ongeacht de aard van de handeling.

De toepassing van deze bepaling laat de eventuele aansprakelijkheid van de Verwerker ten aanzien van de betrokkene op grond van artikel 82 van de GDPR onverlet.

 

Artikel 10          Duur, opzeg en beëindiging

De Overeenkomst is onlosmakelijk verbonden met de tussen Partijen gesloten overeenkomst(en) gespecifieerd in Bijlage I en is te beschouwen als een aanvulling daarop dan wel wijziging daarvan, en prevaleert boven alle andere overeenkomsten tussen Partijen. Partijen zullen deze Overeenkomst aanpassen aan gewijzigde of aangevulde regelgeving, aanvullende instructies van de relevante autoriteiten en voortschrijdend inzicht in de toepassing van de privacywetgeving (bijvoorbeeld door, maar niet beperkt tot, jurisprudentie of adviezen van de Gegevensbeschermingsautoriteit of het Europees Comité voor Gegevensbescherming).

De Overeenkomst gaat in op heden en wordt gesloten voor onbepaalde duur. De Overeenkomst kan door elk van de Partijen opgezegd worden bij aangetekend schrijven en mits inachtname van een opzegtermijn van 3 maand. De opzegtermijn begint te lopen de eerste dag van de maand die volgt op het verzenden van de aangetekende zending, waarbij de poststempel zal gelden als bewijs. Indien de hoofdovereenkomst(en) gespecifieerd in Bijlage I op het einde van de opzegtermijn nog niet beëindigd zijn, zal de opzegtermijn geschorst worden tot ook deze overeenkomst(en), die onderhavige verwerking van Persoonsgegevens impliceert/impliceren, zijn beëindigd.

 

Artikel 11          Gevolgen van de beëindiging

In geval van beëindiging van onderhavige Overeenkomst, ongeacht de wijze waarop, zal de Verwerker op eigen initiatief alle Persoonsgegevens ongeacht of de inhoud van de informatiedragers is geproduceerd of gemaakt door de Verwerker, de Verwerkingsverantwoordelijke dan wel derden, retourneren dan wel de Subverwerkers de opdracht geven om één en ander te doen, binnen een redelijke termijn en onder voorbehoud van hetgeen in de derde alinea bepaald is.

In zoverre als de Persoonsgegevens worden bewaard of opgeslagen op een database van de Verwerker of in enige andere vorm zijn vastgelegd die redelijkerwijze niet aan de andere Partij ter hand kan worden gesteld, zal de Verwerker dergelijke Persoonsgegevens vernietigen en/of aan zijn Subverwerker(s) de opdracht geven om het nodige te doen binnen een redelijke termijn, onder voorbehoud van hetgeen in de derde alinea bepaald is.

De Verwerker zal volledig gevolg dienen te geven aan de verplichtingen opgenomen in dit artikel binnen 3 maanden na beëindiging van de Overeenkomst. Voor zover specifieke termijnen zijn overeengekomen voor bepaalde Persoonsgegevens, zullen de betreffende Persoonsgegevens reeds eerder verwijderd worden en waar relevant reeds in de loop van de Overeenkomst, conform de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.

 

Artikel 12          Bewaring van persoonsgegevens

De Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verrichten van de opdracht waarvoor ze ter beschikking worden gesteld. Zijn de persoonsgegevens hierna niet meer nodig, dan zal de Verwerker ze adequaat uitwisselen en permanent verwijderen, ofwel de gegevensdragers terugbezorgen aan de Verwerkingsverantwoordelijke, onder voorbehoud van wat in artikel 11 bepaald is.

Deze bepaling geldt eveneens voor de gegevensdragers waarop de kopie of back-up conform artikel 6.5 van de Overeenkomst bewaard werd.

Deze bepaling is ook van toepassing op eventuele Subverwerkers waarop de Verwerker een beroep zou doen.

 

Artikel 13          Controle door Verwerkingsverantwoordelijke

De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om de naleving van de Overeenkomst te controleren, desgevallend via tussenkomst van een gemachtigd controleur. Daartoe kan hij zich, na afspraak minstens twee weken voorafgaand aan het bezoek, ter plaatse begeven in de lokalen of plaatsen waar de Verwerker of de Subverwerkers de gegevensverwerking uitvoeren en/of de kopieën of back-ups bewaren en daar alle nuttige en nodige documenten inkijken, op verzoek, die noodzakelijk zijn teneinde zich ervan te verzekeren dat de verwerking door de Verwerker of Subverwerker conform is aan de bepalingen van onderhavige Overeenkomst en de bepalingen van de GDPR. De Verwerker kan de ondertekening van een vertrouwelijkheidsverklaring of -overeenkomst als voorwaarde stellen voor het betreden van diens lokalen of andere gebouwen, ten aanzien van de personen die met deze opdracht belast worden door de Verwerkingsverantwoordelijke.

De kosten voor de audit zijn ten laste van de Verwerkingsverantwoordelijke en maken ten aanzien van de verwerker deel uit van de beschikbare support tijd of in regie indien er geen support-tijd meer voorzien is in de overeenkomst.

De kosten voor deze audit zullen ten laste zijn van de Verwerker indien zou blijken dat de Verwerker ernstige inbreuken pleegt op deze overeenkomst of duidelijk handelt in strijd met de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.

De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke tevens op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in deze Overeenkomst neergelegde verplichtingen aan te tonen.

 

Artikel 14          Beveiliging

De Verwerker verbindt zich ertoe om de gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen om de Persoonsgegevens en de verwerking ervan te beveiligen, minimaal overeenkomstig de industrie standaarden.

De Verwerker verbindt zich ertoe om de nodige maatregelen te treffen teneinde de toegang tot de Persoonsgegevens te beperken tot deze medewerkers in dienst van de Verwerker die toegang tot deze Persoonsgegevens nodig hebben om de Overeenkomst te kunnen uitvoeren.

Indien de Verwerker een beroep doet op Subverwerkers voor de uitvoering van de Overeenkomst, garandeert de Verwerker dat hij met deze Subverwerkers een overeenkomst heeft gesloten die minimaal de garanties en verplichtingen voortvloeiende uit deze Overeenkomst bevat.

 

Artikel 15          Subverwerkers

Het is de Verwerker toegestaan om Subverwerkers aan te stellen of te vervangen met het oog op het uitvoeren van de verwerkingsactiviteiten die het voorwerp uitmaken van onderhavige Overeenkomst. De Verwerkingsverantwoordelijke verleent hiertoe bij deze een algemene schriftelijke toestemming aan de Verwerker. In dat geval zal de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis stellen voorafgaand aan de aanstelling of vervanging van de Subverwerker, en zal de Verwerkingsverantwoordelijke de kans hebben om binnen de redelijke termijn zoals door de Verwerker ter kennis gegeven, bezwaar te maken tegen de aanstelling.

In geval de Verwerker beroep wenst te doen op een Subverwerker in de zin van dit artikel, verbindt de Verwerker zich ertoe om met deze Subverwerker een schriftelijke overeenkomst te sluiten die minimaal de garanties en verplichtingen voortvloeiende uit deze Overeenkomst omvat.

De Verwerker houdt een actueel register bij van de door hem ingeschakelde Subverwerkers waarin onder meer de identiteit, vestigingsplaats en een beschrijving van de werkzaamheden van de Subverwerkers zijn opgenomen, alsmede eventuele door de Verwerkingsverantwoordelijke gestelde aanvullende voorwaarden. Dit register zal als Bijlage 3 aan deze Overeenkomst worden toegevoegd en zal door de Verwerker actueel worden gehouden. In deze Bijlage 3 worden eveneens de Subverwerkers opgenomen die van bij de aanvang van de Overeenkomst worden ingeschakeld.

 

Artikel 16          Diverse bepalingen

16.1
De Overeenkomst omvat het volledige akkoord tussen Partijen omtrent het voorwerp ervan en vervangt alle voorgaande, geschreven en mondelinge akkoorden hieromtrent.

16.2
Indien één of meer bepalingen van de Overeenkomst nietig zouden worden verklaard of onuitvoerbaar zouden worden, zal hierdoor de wettelijkheid, geldigheid en het uitvoerbare en afdwingbare karakter van de overige bepalingen van de Overeenkomst en van de Overeenkomst in zijn geheel, voor zover deze nog enige uitwerking of bestaansgrond hebben, niet worden aangetast.

Partijen verbinden er zich toe om in de mate van wat wettelijk mogelijk is, de ongeldige bepalingen te vervangen door een nieuwe bepaling die overeenstemt met de doelstellingen en keuzen van huidige Overeenkomst.

16.3
Geen  van  de  Partijen  kan  de  rechten  uit  deze  Overeenkomst  overdragen  aan  derden zonder   het  voorafgaand   schriftelijk   akkoord   van   de  andere  Partij.   Aanpassingen of wijzigingen  aan  deze  Overeenkomst  kunnen  enkel  plaatvinden  als  deze  schriftelijk  tussen beide Partijen aanvaard en ondertekend worden.

 

Artikel 17          Gegevenslekken

In geval van ontdekking van een Gegevenslek zal de Verwerker, de Verwerkingsverantwoordelijke zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de 48 uren na de ontdekking hiervan telefonisch informeren met een onmiddellijke schriftelijke bevestiging via de contactgegevens (het telefoonnummer respectievelijk het e-mailadres) van de DPO dan wel de Vaste contactpersoon GDPR van de Verwerkingsverantwoordelijke, zoals opgenomen onder artikel 3 van de Overeenkomst. In geen geval zal de Verwerker zélf de betrokkenen informeren over dit Gegevenslek, onverminderd de verplichting om de gevolgen van dergelijke inbreuken en incidenten zo snel mogelijk ongedaan te maken dan wel te beperken.

Verwerker zal voorts, op het eerste verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke, alle inlichtingen verschaffen die de Verwerkingsverantwoordelijke noodzakelijk acht om het incident te kunnen beoordelen.

De Verwerker verbindt zich ertoe om na de ontdekking van een Gegevenslek, de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte te houden van maatregelen die werden genomen teneinde de omvang van het Gegevenslek te beperken dan wel teneinde dit in de toekomst te vermijden.

De Verwerker beschikt over een gedegen plan van aanpak betreffende de omgang met en afhandeling van Gegevenslekken en zal de Verwerkingsverantwoordelijke, op diens verzoek, inzage verschaffen in het plan. Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van materiële wijzigingen in het plan van aanpak.

De Verwerker zal het doen van meldingen aan de toezichthouder(s) overlaten aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

De Verwerker zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan het zo nodig, op de kortst mogelijke termijn, verschaffen van aanvullende informatie aan de toezichthouder(s) en/of betrokkene(n). Daarbij verschaft Verwerker in ieder geval de informatie, zoals beschreven in Bijlage 2, aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

De Verwerker houdt een gedetailleerd logboek bij van alle (vermoedens van) Gegevenslekken, evenals de maatregelen die in vervolg op dergelijke Gegevenslekken zijn genomen waarin minimaal de informatie zoals bedoeld in Bijlage 2 is opgenomen, en geeft daar op eerste verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke inzage in.

 

Artikel 18          Exporteren van persoonsgegevens

De Verwerker verbindt zich ertoe om geen Persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie door te geven dan in overeenstemming met artikel 6.2 van de Overeenkomst, tenzij een op de Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling hem tot verwerking verplicht; In dat geval stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de verwerking in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

 

Artikel 19          Bijstand

De Verwerker staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij in het nakomen van diens verplichtingen onder de GDPR. De Verwerker verleent bijstand aan de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling overeenkomstig artikel 35 en 36 van de GDPR.

 

Artikel 20          Toepasselijk recht en geschillen

Deze Overeenkomst is in alle opzichten onderworpen aan en wordt in alle opzichten geïnterpreteerd en uitgelegd volgens het Belgisch recht.

Geschillen omtrent de uitvoering of uitlegging van de Overeenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de rechtbanken territoriaal bevoegd voor de maatschappelijke zetel van de Verwerker.

 

*Plaats, datum*

Opgemaakt in 2 exemplaren

(volgen de handtekeningen)

 

Verwerkingsverantwoordelijke                                                             Verwerker

Naam ondertekenaar                                                                              Naam ondertekenaar

Hoedanigheid ondertekenaar                                                              Hoedanigheid ondertekenaar

 

Bijlage 1: Details van de verwerkingsactiviteiten

Beschrijving: Assessment software

Volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt als verwerker:

• Gebruikers van de software
  • Admin
  • Gebruikers van de organisatie
  • Deelnemers aan het assessment

 

Inhoud van de gegevens

De specifieke gegevens die ingevuld moeten worden in de tool en de vragen die gesteld worden zijn integraal in beheer bij de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker zorgt dat de gegevens correct verwerkt worden om het assessment uit te voeren.

Indien bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden moet dit uitdrukkelijk aan de verwerker meegegeven worden door de verwerkingsverantwoordelijke.

Persoonsgegevens	Categorie persoonsgegevens	Doel van de verwerking
Contactgegevens: naam, email adres	Contactgegevens	Identificatie van de gebruiker
Persoonlijke bijzonderheden	Gebruiksgegevens ingegeven in de tool	Deelname aan het assessment, identificatie
Vragen en antwoorden op de vragen	Assessment gegevens	Assessment afleggen
Gebruikersstatistieken	Statistieken, gedragsgegevens op het platform	Statistieken, controle van de gebruiker
Video, geluid, afbeeldingen	Media	Controle van de gebruiker
Inloggegevens op het platform	inloggegevens	Inloggen op het platform

 

Bijlage 2: Overzicht van inlichtingen bij een incident

Verwerker verschaft in ieder geval de volgende informatie aan de Verwerkingsverantwoordelijke bij een (potentieel) Gegevenslek dat Persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke betreft (desgevallend gespreid over meerdere mededelingen):

• wat de (vermeende) oorzaak is van de inbreuk;
• wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is;
• wat de (voorgestelde) oplossing is;
• relevante contactgegevens voor de opvolging van de melding;
• aantal personen van wie Persoonsgegevens betrokken zijn bij de inbreuk (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen van wie Persoonsgegevens betrokken kunnen zijn bij de inbreuk);
• een omschrijving van de groep personen van wie Persoonsgegevens betrokken zijn bij de inbreuk;
• het soort of de soorten Persoonsgegevens die betrokken zijn bij de inbreuk;
• de datum waarop de (potentiële) inbreuk heeft plaatsgevonden (bij benadering indien geen exacte datum bekend is);
• de periode waarbinnen de inbreuk heeft plaatsgevonden;
• de datum en het tijdstip waarop de inbreuk bekend is geworden bij de Verwerker of bij een door hem ingeschakelde Subverwerker;
• of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
• wat de reeds ondernomen maatregelen zijn om de inbreuk te beëindigen en om de gevolgen van de inbreuk te beperken, en welke maatregelen nog zullen genomen worden of die overwogen worden.

 

Bijlage 3: overzicht van de Subverwerkers

Subverwerker 1:	Cronos
Beschrijving van de werkzaamheden	Hosting van het platform
Locatie van de verwerking	EU
Verwerkte persoonsgegevens	Gegevens op het platform

Subverwerker 2:	Twilio Sandgrid
Beschrijving van de werkzaamheden	Communicatie versturen vanuit het platform
Locatie van de verwerking	US onderneming – privacy framework compliant – ISO27001 certified – binding corporate rules https://www.twilio.com/en-us/gdpr
Verwerkte persoonsgegevens	e-mail adres

Subverwerker 3:	Proctorexam
Beschrijving van de werkzaamheden	Proctoring service – identificatie, controle op misbruik – support
Locatie van de verwerking	EU
Verwerkte persoonsgegevens	Identificatiegegevens, video, foto, geluidsopname