Bij de organisatie van examens komt heel wat kijken, zeker als die schriftelijk moeten gebeuren. Omwille van het gemak – maar ook andere voordelen – kiezen steeds meer onderwijsinstellingen voor digitale examens. Maar hoe maak je vlotjes de switch? We helpen je graag op weg met dit handige stappenplan.

Goed begonnen is half gewonnen

Zoals met veel dingen staat of valt het succes van een examen met een goede voorbereiding. Die is voor een deel praktisch en voor een ander deel onvermijdelijk een stukje technisch.

De voorbereiding

Bepaal altijd eerst het doel van een examen en kies ook het examentype, de inhoud, de locatie en de infrastructuur. Een digitaal examenplatform laat dat gemakkelijk toe: zo kan je er vrijwel elk soort examen in uitwerken en kan je flexibel kiezen op welke locatie je het examen laat doorgaan (in een lokaal met vaste pc’s, een lokaal waar deelnemers hun eigen laptop meebrengen, vanop afstand …).

Daarnaast is de technische set-up minstens even belangrijk om niet voor verrassingen te komen staan op de dag van het examen. Zet je platform op, volg een korte opleiding en bepaal de ‘gebruikersrollen’ in je platform. Ben je niet zo’n krak in technologie? Kies dan een technologieleverancier die je een goede ondersteuning biedt.

Tijd voor het echte werk

Zijn alle voorbereidingen getroffen? Dan is het tijd om het examen op te stellen en af te nemen. De basisingrediënten voor een geslaagd examen: goede vragen, structuur en een duidelijke planning.

Het examen opstellen

Geen examen zonder vragen. In je digitale platform kan je vrijwel elk vraagtype selecteren. Sommige platformen suggereren zelf het meest geschikte vraagtype en bieden bijkomende opties zoals tijdlimieten en aangepaste scoringmechanismen. Al je vragen gekozen? Een dubbelcheck kan nooit kwaad: laat je vragen dus zeker nog eens nalezen door iemand anders.

Een goed examen is opgebouwd volgens een heldere structuur. Om voldoende structuur in het geheel te brengen, moet je de volgorde van je vragen bepalen en ze eventueel in groepen verdelen. Bepaal ook een tijdlimiet, de toegelaten hulpmiddelen en de minimumscore. Als de structuur goed zit, is het aangeraden om je examen vooraf nog eens te (laten) testen en bij te sturen waar nodig.

Het examen inplannen en afnemen

Voordat je het examen afneemt, nodig je eerst de deelnemers uit en kies je een toetsmoment. In je digitale platform kan je het examen op verschillende manieren klaarzetten voor bepaalde groepen deelnemers. Alle andere praktische informatie, van de timing tot de aanmeldprocedure, kan je meestal automatisch in je platform delen.

En dan is het zover: de dag van het examen. Als je alles goed hebt voorbereid, kan er weinig mislopen. Moet je toch nog bijsturen? Dankzij de monitoringmodule in je digitale platform kan je vanop afstand communiceren met je deelnemers en ingrijpen indien nodig. De meeste systemen slaan antwoorden automatisch op in de cloud, dus over een verlies van data hoef je je geen zorgen te maken. Voorzie wel een aantal reservecomputers om eventuele technische problemen tijdens het examen op te vangen.

De laatste loodjes

Het examen zit erop. Nu rest je enkel nog de evaluatie, de analyse van de scores, het delen van de resultaten en de zelfevaluatie om toekomstige examens te optimaliseren.

Het examen verbeteren en analyseren

Een digitaal examen verbeteren gaat een stuk sneller dan op papier. Een slim examenplatform verbetert gesloten vragen automatisch. Open vragen verbeter je zelf, of met behulp van semiautomatische verbetering. Met die combinatie van automatische en menselijke verbetering bepaal je de examenscore.

Je krijgt nu ook meteen nuttige inzichten in je examendata en je kan – indien nodig – onduidelijke vragen nog uitsluiten of neutraliseren.

De examenresultaten delen

Dankzij de automatische push naar je bestaande leer- of studentenadministratiesysteem, kan je snel en eenvoudig de scores delen met alle deelnemers. Zo kunnen studenten zelf inzichten opdoen om in de toekomst (nog) beter te scoren. In sommige gevallen – bijvoorbeeld bij een examen met enkel gesloten vragen – kan je de scores meteen na het examen presenteren.

Zelfreflectie en bijleren voor de toekomst

Tot slot kan je ook een beroep doen op je digitale platform om te reflecteren over je examen en zelf lessen te trekken voor toekomstige examens. Uiteraard kan je vragen ook opnieuw gebruiken en aan de hand van data en specifieke parameters de kwaliteit van je examens geleidelijk verbeteren.