Vooraleer je de stap zet naar digitale examens, is het goed om een aantal inhoudelijke en technische basisvoorwaarden te kennen. Met deze handige checklist verlies je niets uit het oog.

Hoe werkt deze checklist?

Onze checklist omvat 9 checks op 3 niveaus:

• 4 must-haves om te kunnen starten met digitale examens
• 3 nice-to-haves om je beter te ondersteunen
• 2 finishing touches voor de beste gebruikerservaring

 

Om te weten of je klaar bent om digitale examens te organiseren, controleer je simpelweg aan welke checks je voldoet en waar er nog werk aan de winkel is.

• Check 1 t.e.m. 4 zijn voldaan? Je kan al van start.
• Check 5 t.e.m. 7 zijn ook in orde? Je hoeft niet meer te twijfelen.
• Ook check 8 en 9 afgevinkt? Je bent helemaal klaar om digitaal te gaan.

 

4 must-haves om van start te kunnen gaan

Check 1: hardware

Zonder pc’s kan je uiteraard geen digitale examens organiseren. Je kan een pc-lokaal van je organisatie reserveren of met je deelnemers afspreken dat ze zelf hun laptop naar het examen meenemen (bring your own device).

In principe hoef je geen specifieke software op de pc te installeren. Een moderne browser zoals Chrome, Firefox, Edge of Safari volstaat om je examen op te zetten.

Check 2: een veelzijdig digitaal examenplatform

Bij de organisatie van examens komt heel wat kijken. Een digitaal examenplatform helpt je bij het volledige proces: het examen opstellen, inplannen, afnemen, verbeteren en opvolgen.

Er zijn heel wat eenvoudige, al dan niet gratis tools op de markt om quizjes – meestal met meerkeuze- of invulvragen – mee op te zetten. Een examen verdient echter beter. Een performant toets- en oefenplatform als assessmentQ biedt veel meer mogelijkheden: je kan op gezette tijden zien of leerstof al verwerkt is, je wint inzicht in de leerprogressie van de gebruiker én je kan de leerwinst op een creatieve manier meten en evalueren.

Check 3: subject matter experts (SMEs)

Een geschikt examentype – mondeling, schriftelijk, open of gesloten boek – en goede examenvragen zijn essentieel om op een correcte manier te peilen naar het niveau van je deelnemers. Subject matter experts (SMEs) beschikken over de vereiste kennis om de inhoud van je examen af te stemmen op het kennisniveau van je doelgroep en de leerdoelstellingen.

Check 4: een project owner

Naast subject matter experts stel je best ook een project owner aan om de organisatie van het examen in goede banen te leiden. Soms kan de rol van project owner en subject matter expert samenvallen. Dat is meestal het geval bij een docent in een onderwijsinstelling.

3 nice-to-haves om je beter te ondersteunen

Check 5: een fysieke locatie

Meestal worden digitale examens onder toezicht van een examinator op locatie afgenomen. Dat kan zowel centraal als decentraal. In het tweede geval nemen de deelnemers het examen af op meerdere locaties. Denk bijvoorbeeld aan het algemeen toelatingsexamen arts en tandarts van de Vlaamse Overheid. Als je je examen op afstand organiseert, neemt een systeem van online proctoring de taak van de toezichter over.

Welke vorm je uiteindelijk kiest, hangt vaak af van het examentype. Zo kan je een mondeling examen bijvoorbeeld makkelijker op afstand afnemen dan een schriftelijk examen met gesloten boek.

Check 6: een stabiele netwerkverbinding

Een internetverbinding maakt het uiteraard makkelijker om online examens te organiseren, maar het is – vreemd genoeg – geen echte must … Eén van de sterktes van een digitaal examenplatform als assessmentQ is dat je er je examen ook offline mee kan organiseren. Je downloadt de examenpakketten dan lokaal vanuit je platform op alle pc’s en laat op de dag van het examen je deelnemers via een code op hun examen inloggen. Daarnaast ondersteunt elk goed examenplatform ook een tussenvorm, waarbij deelnemers geen last ondervinden van tijdelijke internetonderbrekingen.

Check 7: training en consultancy

De user interface van een goede examentool helpt je om snel en vlot aan de slag te gaan met de basisfunctionaliteiten. Hoewel SMEs vaak op eigen houtje hun weg vinden in hun digitale examenplatform, zijn training en consultancy wel nuttig om meer inzicht te krijgen in de finesses en mogelijkheden van je platform. Zo kan je de exameninhoud nog beter afstemmen op je doelgroep en het doel van het examen.

2 extra’s voor de beste gebruikerservaring

Check 8: bestaande examencontent importeren

De switch maken naar digitale examens zonder helemaal van 0 te beginnen? Ook dat is een voordeel van een digitaal examenplatform: importeer je bestaande examencontent vanuit Word, Excel of een ander platform makkelijk in assessmentQ. Zo bespaar je heel wat tijd, en bovendien kan je de content verder finetunen in je platform.

Check 9: je bestaande registratiemodule hergebruiken

Soms moeten deelnemers zich vooraf inschrijven of aanmelden voor het examen. Je kan je bestaande registratiemodule vlot integreren in assessmentQ. Zo zet je platform bijvoorbeeld automatisch het examen klaar voor deelnemers die zich via de website van je organisatie inschreven.

De checklist vlotjes afgevinkt?

Met ons gratis 10-stappenplan (E-Book) neem je een vliegende start.